Inhoudsopgave
Communicatie is een dagelijks een onderdeel van ons leven en daarom ook erg belangrijk. Zowel op persoonlijk als zakelijk vlak. Brieven bestaan al zo lang we dat ons kunnen herinneren om een boodschap over te brengen naar iemand anders. Er zijn echter verschillende soorten brieven die worden gebruikt voor verschillende doeleinden. In dit artikel gaan we het specifiek hebben over de verschillen tussen zakelijke en persoonlijke brieven. Beide vormen zijn schriftelijke communicatie maar toch zit er een aanzienlijk verschil tussen deze twee soorten brieven.
Het doel van de ontvanger
De belangrijkste verschillen tussen zakelijke brieven en persoonlijke briefen zijn het doel van de brief en voor wie deze is bestemd. Een zakelijke brief is als vanzelfsprekend bedoeld voor zakelijk gebruik en een persoonlijke brief voor bijvoorbeeld vrienden of familie. Een zakelijke brief wordt voornamelijk gebruikt om formele boodschappen over te brengen aan bedrijven, organisaties, instanties of individuen in een professionele context. Een persoonlijke brief is informeer van aard en deze is gericht op het communiceren met vrienden, familieleden of bekenden.
De toon en de stijl van de brief
Wat ook opvallend is bij een zakelijke en persoonlijke brieven is de toon en stijl waarmee wordt geschreven. Zakelijke briefen hebben vaak een formele toon en is het taalgebruik een stuk professioneler. Deze moeten beknopt, duidelijk en direct zijn. De focus ligt op het overbrengen van informatie op een efficiënte en professionele manier. Een persoonlijke brief in vergelijking met een zakelijke brief is veel lossen in taalgebruik en expressiever. Deze bevatten vaak persoonlijke boodschappen, gevoelens en emoties.
De structuur van de brief
Zowel zakelijke als persoonlijke brieven volgen een algemene structuur, maar er zijn een aantal verschillen in de bepaalde onderdelen van de brief. Een zakelijke brief begint meestal met een formele aanheeft, gevolgd door afzendergegevens, de datum, het referentienummer en de geadresseerde. Daarna volgen de kern, waarin het doel of boodschap uiteengezet, en een afsluitende alinea waarin eventuele vervolgstappen worden vermeld. Een zakelijke brief eindigt met een formele afsluiting en de naam en handtekening van de afzender. Persoonlijke brieven hebben over het algemeen niet zo’n gestructureerde indeling en bieden veel meer vrijheid. Je kan de brief indelen zoals je wil en afsluiten met een persoonlijke en hartelijke groet.
Het formaat van de brief
Het formaat van de zakelijke brief verschilt vaak van dat van een persoonlijke brief. In zakelijke brieven wordt er normaal gesproken gewerkt met een standaard format of een template die voor elke brief wordt gebruikt. De tekst is netjes links uitgelijnd en tussen de verschillende onderdelen van de brief zit witruimte om het overzichtelijk te houden. Persoonlijke brieven heeft een standaard format, dit ligt helemaal bij de schrijver hoe hij of zij de brief wil inrichten.
De bijlagen en referenties van de brief
Bij zakelijke brieven worden in de meeste gevallen bijlagen en referenties toegevoegd om de informatie in de zakelijke brief extra te ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld een rapport, contract, factuur of andere relevantie informatie bevatten. Bij persoonlijke brieven zijn in de meeste gevallen extra bijlagen niet nodig. Alleen als je graag een leuke foto wil laten zien of iets anders wat je graag wil delen.
De verschillen in het kort.
| Zakelijke brief | Persoonlijke brief |
| Formeel taalgebruik | Informeel taalgebruik |
| U-vorm | Je-vorm |
| Standaard format | Het format maakt niet uit |
| Zakelijke doeleinden | Privédoeleinden |
| Informatief/productief | Emotioneel / gevoelsmatig |
Tips zakelijke brief? Bekijk eens verschillende templates die beschikbaar zijn op internet. Vaak zal er een tal van gratis downloads die je kan gebruiken. Ook in bijvoorbeeld Word zijn een hoop templates beschikbaar. Zorg ervoor dat je altijd correct Nederlands schrijft om professioneel over te komen. Moeite met zakelijke communicatie? Denk dan er dan eens over na om een taaltraining te volgen bij een Talen Centrum.
