Verschillen tussen aanbestedingen

Een aanbesteding is een proces waarbij een opdrachtgever laat weten dat hij een opdracht wilt laten uitvoeren, hierbij wordt gevraagd of bedrijven daarvoor een offerte willen indienen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Rijksoverheid. Op het moment dat die een nieuwe snelweg willen aanleggen, zullen ze daarvoor een aanbesteding moeten uitschrijven. In dit proces zit altijd een overzichtelijke procedure die ook wel het ‘aanbestedingsleidraad’ wordt genoemd. Hierin staan alle spelregels, waar beide partijen zich aan zullen moeten houden. Denk hierbij aan: De doelstellingen van de opdrachtgever, het beoordelingskader maar ook het gunningscriteria; Wat zijn de belangrijkste criteria voor de opdrachtgever?

Commerciële aanbestedingen

Het eerste voorbeeld ging over de Rijksoverheid. Dit is een organistie die ten alle tijden verplicht is om een aanbesteding te starten, op het moment dat er opdrachten uitgevoerd moeten worden. Maar er zijn ook commerciële bedrijven die een aanbesteding opzetten. Hierbij vraagt de opdrachtgever, via een RFP (request for proposal) aan andere partijen om een offertevraag in te dienen. Ook kan de opdrachtgever vooraf een RFI (request for information) indienen. Op basis van de geleverde antwoorden, kan de opdrachtgever kijken hoe de markt van zijn product/ dienst eruit ziet. Om daarmee bijvoorbeeld de opdracht te kunnen verbeteren.

Niet-openbare aanbestedingen

De commerciële aanbesteding staat gelijk aan een openbare. Hierin wordt een proces opgestart waarin alle geïnteresseerde leveranciers een gelijke kans maken om een offerte in te leveren. Bij een niet-openbare, zit dat anders. Hierin wordt namelijk vanaf de start een voorselectie gemaakt, je kunt daardoor alleen een offerte indienen op het moment dat je vooraf  geselecteerd wordt door de opdrachtgever. Dit kunnen criteria zijn zoals de technische capaciteit maar ook de financiële stabiliteit van het bedrijf.

Wetgeving

In zowel Nederland als in de Europese Unie zijn er verschillende regels opgesteld, waar vrijwel iedereen zich aan moet houden. Overheidsinstanties hebben bijvoorbeeld zo’n uitzondering. Bij onder andere zeer grote urgentie, mogen zij zonder een volledige procedure te hebben doorlopen al een leverancier uitkiezen. Iets waar alle andere bedrijven, zoals Stoïk, zich wel aan moeten houden.

Europese drempelwaarden

Voor alle landen binnen de Europese Unie is er speciale wetgeving van kracht binnen een aanbesteding. Mocht een bedrijf een opdracht willen aanbesteden, met een geraamde dat hoger is dan dat onder de drempelwaarde valt. Dan moet het worden uitgebracht volgens de Europese wetgeving. Vanaf welk bedrag zit je op die drempelwaarde? Voor concessieopdrachten ligt dat op 5.538.000 euro. Vanaf dit bedrag moet je je houden aan de volgende regels:

• Alle potentiële aanbieders moeten dezelfde informatie krijgen en daarbij gelijk behandeld worden tijdens het volledige proces;
• Het aanbestedingsproces moet volledig transparant zijn. Hierin moeten duidelijke en toegankelijke regels zijn voor alle partijen;
• De eisen van de opdracht moeten in proportie staan tot de aard en omvang van de opdracht. Er mag niet meer gevraagd worden dan nodig is;
• De opdracht moet worden gegund aan de aanbieder die economisch gezien het meest voordelig is. Hierin moet rekening gehouden worden met de prijs, kwaliteit, duurzaamheid en innovatie mogelijkheden.

Lees ook over de verschillen tussen een factuur en een kwitantie!

Een belangrijk aspect van de verschillen tussen aanbestedingen is de mate van openheid en transparantie. Bij een openbare aanbesteding zijn alle geïnteresseerde partijen welkom om een offerte in te dienen, terwijl bij een niet-openbare aanbesteding alleen vooraf geselecteerde partijen mogen deelnemen. Deze selectie kan gebaseerd zijn op criteria als technische capaciteit en financiële stabiliteit.

## Voordelen van openbare aanbestedingen

Het voordeel van een openbare aanbesteding is dat het een eerlijke en concurrerende markt creëert. Alle partijen hebben een gelijke kans om de opdracht binnen te halen, wat kan leiden tot scherpe prijzen en innovatieve oplossingen. Bovendien bevordert het de transparantie, aangezien alle relevante informatie openbaar wordt gemaakt.

## Voordelen van niet-openbare aanbestedingen

Niet-openbare aanbestedingen kunnen echter ook voordelen bieden. Door vooraf een selectie te maken, kan de opdrachtgever zekerheid krijgen over de technische en financiële capaciteiten van de deelnemende partijen. Dit kan met name relevant zijn bij complexe of risicovolle projecten, waar de opdrachtgever vertrouwen wil hebben in de uitvoerende partij.

## Europese wetgeving

Ongeacht het type aanbesteding, zijn er op Europees niveau regels en richtlijnen die gevolgd moeten worden. Zo geldt er een drempelwaarde van 5.538.000 euro, waarboven de Europese aanbestedingswetgeving van toepassing is. Deze wetgeving schrijft voor dat alle potentiële aanbieders gelijk behandeld moeten worden, het proces transparant moet zijn en de opdracht moet worden gegund aan de economisch meest voordelige aanbieder.

## Maatwerk binnen de kaders

Hoewel de Europese wetgeving kaders stelt, kunnen opdrachtgevers binnen deze kaders nog steeds maatwerk toepassen. Zo kunnen zij specifieke eisen stellen aan duurzaamheid, innovatie of andere aspecten die voor hen van belang zijn. Het is een balans tussen het respecteren van de Europese regels en het realiseren van de eigen doelstellingen.

## Conclusie

De keuze voor een openbare of niet-openbare aanbesteding hangt af van de specifieke situatie en de doelstellingen van de opdrachtgever. Beide methodes hebben voor- en nadelen, maar worden in alle gevallen omgeven door Europese wetgeving die zorgt voor een eerlijk en transparant speelveld. Door de juiste afweging te maken, kunnen opdrachtgevers de best passende aanbestedingsmethode kiezen voor hun project.