Verschillen tussen een virtueel kantoor en een fysiek kantoor

De standaarden in werkruimten en organisatieculturen zijn de afgelopen tijd sterk veranderd in Nederland. Wat als abnormaal werd beschouwd, is nu de nieuwe norm geworden voor veel werknemers en bedrijven. De laatste jaren is de trend in virtuele kantoren in een stroomversnelling geraakt. Bedrijven omarmen virtuele kantoren, aangezien ze veel kosten besparen. Daarnaast is de opkomst van de gig-economie van invloed. Ook medewerkers zien voordelen in de trend, gezien de vrijheid die daarmee gepaard gaat. Maar wat zijn de verschillen tussen virtuele kantoren en fysieke kantoren?

Wat is virtueel kantoor?

In de meeste definities is een virtueel kantoor een werkwijze die wordt gebruikt door bedrijven waarbij medewerkers toegang hebben tot externe werkruimtes voor werkgerelateerde activiteiten zonder dat een lange kantoorhuur nodig is. Met een virtueel kantoor hebben medewerkers toegang tot vergaderruimten, telefoonbeantwoordingsdiensten en videoconferenties. Virtuele kantoren zijn populair geworden bij kleine bedrijven en start-ups in de Randstad. Deze trend is versneld door de ontwikkeling van berichtendiensten en videoconferentie-apps.

Bedrijven die gebruikmaken van een virtuele kantoor profiteren door:

• Lagere overhead- Door het gebruik van virtuele kantoren in Amsterdam of op andere dure locaties, kunnen bedrijven aanzienlijk lagere kosten voor kantoorruimtes maken. Dit geld kan dan worden uitgegeven aan management en marketing of uitgekeerd als dividend.
• Minder kantoorconflicten- Omdat alles wordt afgehandeld via apps voor online berichten en videoconferenties, kunnen werknemers productief zijn zonder veel conflicten zoals deze mogelijk zijn bij fysieke kantoren.
• Minder behoefte aan beheer- Met virtuele kantoren hebben bedrijven niet veel beheerskosten, aangezien virtuele kantoren op dit vlak ontzorgen.
• Verhoging van de productiviteit – Virtuele kantoren leiden tot verhoogde productiviteit van werknemers. Het gebrek aan woon-werkverkeer bespaart ook tijd en verhoogt de productiviteit van de werknemer.
• Toename van flexibiliteit- Aangezien werknemers niet vanuit een fysiek kantoor hoeven te werken, zijn ze flexibeler om vanaf elke locatie te werken, zolang ze het werk maar gedaan krijgen.
• Eenvoudige uitbreiding – Met een virtueel kantoor kunnen bedrijven gemakkelijk uitbreiden naar andere locaties, omdat ze niet naar een groter kantoor hoeven te verhuizen.

Virtuele kantoren hebben echter diverse nadelen, waaronder:

• Gebrek aan fysieke kantoorruimte- Hoewel veel bedrijven zich aanpassen aan het werken zonder fysieke ruimtes, zijn sommige bedrijven mogelijk niet duurzaam zonder dat er gebruik wordt gemaakt van kantoorruimtes.
• Gebrek aan structuur- Bij het werken in virtuele kantoren moeten bedrijven een structuur hebben die strikt wordt gevolgd. Het ontbreken hiervan kan leiden tot een verminderde productiviteit van werknemers.
• Gebrek aan connectiviteit en collegialiteit onder werknemers – Virtuele kantoren verminderen het contact tussen werknemers. Als zodanig kan er geen band ontstaan en vertrouwen en kameraadschap zijn, die wel bestaan bij fysieke kantoren. Bedrijven moeten een cultuur promoten die interacties en connectiviteit verbetert.
• Afleiding- Virtuele kantoren leiden vaak tot afleiding. Werken vanuit huis of een koffiehuis geeft vaak veel afleiding die de productiviteit kan verminderen.

 Wat is een fysiek kantoor?

In de meest definities is dit de opzet met een centrale werklocatie voor de dagelijkse taken in een zakelijke setting. Ondanks de hype rond virtuele kantoren, houden veel bedrijven nog steeds liever vast aan de optie van fysieke kantoren. De keuze hiervoor hangt grotendeels af van het bedrijfstype, de cultuur en de beschikbare middelen.

De belangrijkste reden waarom fysieke kantoren grotendeels de voorkeur hebben, is de mogelijkheid om een ​​ruimte te bieden waar werknemers hun werk kunnen scheiden van andere aspecten van het leven. De fysieke kantoren bewijzen ook een sfeer die de doelstellingen van een organisatie inboezemt en versterkt.

Voordelen van een fysiek kantoor zijn:

• Bedrijven krijgen een professionele ruimte en vooruitzichten- Met fysieke kantoren hebben bedrijven een fysieke plek waar klanten hen kunnen bezoeken en vergaderingen kunnen houden. Bedrijven met fysieke kantoren profiteren door het creëren van een band met de klanten en de ontwikkeling van het merk.
• Controle over kantooromgeving- Fysieke kantoren verlenen bedrijven controle over de zakelijke omgeving. Het is ook eenvoudig om bedrijfsstructuren en -culturen op te zetten.
• Gemak van samenwerking en communicatie tussen werknemers- Werknemers die een fysieke werkruimte delen, kunnen gemakkelijk samenwerken en ideeën uitwisselen.
• Het maakt het gemakkelijk om de prestaties van werknemers te volgen
• Het helpt werknemers sociale vaardigheden te ontwikkelen

Aan de andere kant zijn nadelen van vaste kantoorruimten:

• Het is duur – Kantoorhuur kan duur zijn, zeker in de hoofdstad Amsterdam, om nog maar te zwijgen van kantoormeubilair, benodigdheden, apparatuur en andere overheadkosten.
• Het beperkt bedrijven tot het aannemen van mensen op een bepaalde locatie. Hoewel werknemers de keuze hebben om naar locaties in de buurt van de kantoren te verhuizen, zal niet iedereen hier flexibel genoeg voor zijn. Als zodanig verliezen bedrijven uiteindelijk bij het wereldwijd inhuren van talenten.
• Het kan de prestaties van werknemers beperken, vooral als gevolg van lange reistijden naar het werk

Overeenkomsten tussen een virtueel kantoor en een fysiek kantoor

• Beide zijn gericht op verhoogde productiviteit van de werknemers

Verschillen tussen een virtueel kantoor en een fysiek kantoor

Een virtueel kantoor biedt de mogelijkheid tot het gebruik van externe werkruimte en toegang geeft tot kantoorgerelateerde activiteiten zonder dat daarvoor een lange kantoorhuur nodig is. Aan de andere kant biedt een fysiek kantoor de mogelijkheid van een centrale werklocatie voor de dagelijkse taken in een zakelijke omgeving.

Kosten

Met een virtueel kantoor betalen bedrijven aanzienlijk lagere kosten voor kantoorruimtes. Ook omdat bijvoorbeeld vergaderruimtes kunnen worden gedeeld. Tegelijkertijd heeft een fysiek kantoor veel kosten, aangezien kantoren de kosten maken voor het aanschaffen van kantoormeubilair, benodigdheden, apparatuur en andere overheadkosten en niet te vergeten een hoge huur.

Pendelen

In een virtuele kantooromgeving hoeven medewerkers niet dagelijks naar kantoor te reizen. Werknemers in een fysieke kantooromgeving wel. Daarbij zijn medewerkers in de afgelopen jaren steeds vaker verder van hun werk gaan wonen.

Flexibiliteit

Virtuele kantoren bieden werknemers de flexibiliteit om vanaf elke locatie te werken. Fysieke kantoren bieden deze flexibiliteit niet.

Samenwerking en communicatie van medewerkers

Virtuele kantoren lijken een gebrek aan verbondenheid, vertrouwen en kameraadschap te veroorzaken omdat er weinig contact is met andere medewerkers. Daarentegen is er het gemak van samenwerking en communicatie tussen medewerkers werkzaam in fysieke kantoren.

Samenvatting van virtueel kantoor versus fysiek kantoor

Hoewel zowel virtuele kantoren als fysieke kantoren voordelen hebben, moet je ervoor zorgen dat de optie wordt gekozen om optimaal te functioneren. Hierbij rekening houdend met de grootte van je team, de aard van het bedrijf, de beschikbaarheid van kapitaal, de bedrijfs- en teamcultuur en niet te vergeten levensstijl en voorkeuren. Als je kiest voor virtuele kantoren, verbeter en behoud je de productiviteit van werknemers door structuur te bieden.