Inhoudsopgave
Van op stand in een mooie vergaderruimte vergaderen in Amsterdam tot een kort overleg aan het bureau: we praten wat af tijdens ons werkende leven. Soms gaat dat onder noemen van ‘vergadering’, soms hebben we het over een ‘overleg’. Maar zit daar eigenlijk een wezenlijk verschil tussen? We gaan in op de verschillen tussen een vergadering en een overleg.
Vergadering
Hoewel de termen volop door elkaar gebruik worden, is een vergadering in de kern een stuk formeler dan een overleg. Denk bijvoorbeeld aan de term ‘gemeenteraadsvergadering’, dat is een formeel overleg waarin besluiten genomen worden. Vaak is er voor vergaderingen een agenda die afgewerkt wordt en er is iemand die vergadering voorzit om ervoor te zorgen dat allen punten op een gestructureerde manier aan bod komen. Doorgaans is er ook iemand die notulen maakt van de vergadering, een verslag waarin samengevat staat wie er aanwezig waren, wat er besproken is en welke beslissingen er zijn gemaakt. Door het formele karakter van vergaderingen duren ze vaak ook langer dan een simpel overleg. Het is ook niet ongebruikelijk voor een organisatie om bijvoorbeeld een externe vergaderruimte in Amsterdam of elders te huren om de vergadering te houden. Zo is er de ruimte en is er weinig afleiding tijdens de vergadering.
Overleg
Overleg is een breed begrip dat in de kern inhoudt dat twee of meer personen of partijen met elkaar in gesprek gaan om tot een uitkomst te komen. Die uitkomst kan zo klein als simpelweg ervoor zorgen dat men op de hoogte gebracht wordt of verduidelijking krijgt. Een overleg kan heel informeel zijn: een collega kan bij je werkplek langskomen om even snel te overleggen over bepaalde werkzaamheden zonder dat daar een agenda of notulen bij komen kijken. Maar het is ook mogelijk dat hetgeen dat wordt aangeduid als een overleg in feite een formele vergadering is. Feit is dat er veel vaker overleg plaatsvindt dan dat er formele vergaderingen belegd worden. Je zou dus kunnen zeggen dat overleg een overkoepelende term is en vergadering een afgebakend terrein is in het spectrum van alles wat onder ‘overleg’ kan vallen.
Het meest praktisch zou zijn als de term ‘overleg’ enkel toegepast zou worden op informele ontmoetingen en de term ‘vergadering’ op de meer formele gesprekssituaties. Maar omdat een vergadering in feite ook een overleg is, is het onderscheid tussen beide termen wat onduidelijk.
