Inhoudsopgave
Het minst favoriete klusje, maar toch betaald dit zich vaak uit op langer termijn. De administratie bijhouden vergt tijd, werk en een hoop energie. Door goed overzicht te hebben in je administratie heb je snel beschikking over cijfers en resultaten binnen je organisatie waardoor je goed inzicht hebt in kosten, omzet en winst. Een nog groter voordeel is dat je hierdoor in kunt spelen op ontwikkelingen en activiteiten in de toekomst. Zo is er geen noodzaak meer om interne opgeleide administratief medewerkers aan te nemen. Klinkt goed, maar hoe zit het met de administratie van het personeel en het bijbehorende salaris? Wat zijn nu eigenlijk de verschillen daartussen? We leggen het graag uit in onderstaand artikel.
Gevolgen bij administratie niet up-to-date
Naast dat de administratie de basis vormt voor je belastingaangifte, is het ook de basis voor een goede bedrijfsvoering. Zo kun je kijken naar hoeveel klanten je momenteel hebt, de facturen die nog betaald moeten worden, maar ook naar de omzet en investeringen die momenteel lopen. Door je administratie op orde te hebben, kun je goed inzicht houden in hoe het bedrijf ervoor staat en op basis daarvan het rendement verbeteren. Wanneer je tijdens het doen van de administratie facturen op een verkeerde manier bewaard, de btw niet goed hebt afgetrokken of facturen op de verkeerde naam hebt verzonden, dan kan dit grote gevolgen hebben voor je bedrijf bij de belastingdienst.
Personeelsadministratie en salarisadministratie
Belangrijke onderdelen tijdens het bijhouden van de administratie zijn die van je personeel en het bijbehorende salaris. Bij personeelsadministratie gaat het voornamelijk om gegevens zoals arbeidscontracten, loon verklaringen en identiteitsbewijzen. Ook zaken als het regelen van het pensioen, een auto of eventuele studie regelingen worden daarbij vastgelegd. Bij salarisadministratie gaat het juist om de verschillende formulieren en berekeningen. Denk daarbij aan een loonstrook, de jaaropgave en alle zaken die het personeel maandelijks of jaarlijks te zien krijgt. Bij de salarisadministratie komt dan ook veel papierwerk kijken. Deze papieren zijn van belang als het gaat om je pensioen of om bijvoorbeeld de loonbelasting te berekenen.
Administratie zelf uitvoeren of uitbesteden?
Bedrijven hebben de keuze om personeelsadministratie en salarisadministratie geheel zelf uit te voeren of om dit (deels) uit te besteden. Het nadeel van het zelf uitvoeren van de administratie is dat het veel tijd en werk in beslag nemen, waarbij het soms verstandiger is om het uit te besteden. Daarnaast moet je ook rekening houden met de continue veranderende wet- en regelgeving wat het nog ingewikkelder maakt. Vaak kun je bij het uitbesteden van je administratie profiteren van een betere software waardoor de zaken makkelijker geautomatiseerd kunnen worden. Kleine bedrijven kiezen er vaker voor om de administratie zelf te doen, dit is afhankelijk van de bedrijfssituatie, maar ook de financiële kennis en bereidheid om jezelf hierin kennis te vergaren.
Het is goed om te kijken of je als bedrijf er nu wel of niet goed aan doet om je personeels- en salarisadministratie uit te besteden. Probeer je goed te laten informeren zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen. Succes!
